twitter btn

rss btn

Opus: Die 4 größten Probleme beim Einsatz von Spreadsheets im Projektmanagement

München, 22. November 2021

Während gängige Spreadsheets in vielen Unternehmen als Basis für das Projektmanagement dienen und für die Planung und Verwaltung kleiner Projekte auch durchaus geeignet sein können, stoßen sie doch bei zunehmender Komplexität schnell an ihre Grenzen. Der Projektmanagement-Spezialist Opus, Hersteller der KLUSA-Software, nennt 4 wesentliche Probleme beim Einsatz solcher Spreadsheets über einfache Projekte hinaus.

Multiprojekt-Management

Spreadsheets umfassen in der Regel mehrere Tabellen, die in Dokumenten zusammengefasst werden. In diesen Tabellen befinden sich zum Beispiel Aufgaben, Ressourcen, Timelines und anderes. Durch die entsprechenden Verbindungen innerhalb der Tabellen kann eine Projektmanagement-Übersicht entstehen. Hat man nur wenige Projekte, so ist eine Verwaltung über solche Sheets realistisch. Wächst allerdings die Anzahl der Projekte, so wird es anhand dieser Tabellen sehr schnell unübersichtlich. Zudem ist eine Projekt-übergreifende Verwaltung von Ressourcen so nicht möglich.

Komplexität der Projekte

Eine weitere Grenze besteht in der Komplexität der Projekte selbst. Solange die Projekte nur wenige Aufgaben beinhalten, können sie in den Tabellen eines Spreadsheets gut dargestellt werden. Sobald sich jedoch die Komplexität der Projekte erhöht und mehr Arbeitspakete bzw. Aufgaben zu verwalten sind, werden die Tabellen sehr schnell an ihre Grenzen stoßen. Dies liegt vor allem daran, dass die meisten Projekte nicht monolithisch sind, sondern Arbeitspakete umfassen, die nacheinander oder auch parallel ausgeführt werden müssen. Zudem können einzelne Aufgaben so umfassend sein, dass sie im Rahmen eines Subprojekts verwaltet werden müssen. Dies können Spreadsheets nicht leisten.

Ressourcen-Verwaltung

Ein eher verstecktes, aber gravierendes Problem des Spreadsheets-orientierten Projektmanagements ist die Verwaltung der Ressourcen, insbesondere der menschlichen Arbeitskraft und Expertise. Sofern sich wenige Personen mit den jeweiligen Projekten beschäftigen, können diese noch verwaltet werden, insbesondere wenn diese Personen jeweils nur an einem Projekt arbeiten. Bei zunehmender Anzahl von Projekten und Projekt-übergreifenden Mitarbeitern lassen sich die Ressourcen mit Spreadsheets nicht mehr sinnvoll verwalten.

Fehlende Kontrolle

Zusätzlich besteht hier die Gefahr, dass zugesagte Ressourcen zwar in den Tabellen eingetragen werden, es jedoch keine generelle Möglichkeit der Nachverfolgung von verbindlichen Zusagen gibt. Eine entsprechende Projektmanagement Software arbeitet mit Ressourcenanfragen sowie dem Buchen bzw. Genehmigen der Anfragen. Diese werden dann in der Projektmanagement Software vermerkt und sind damit verbindlicher, da sie nicht einfach gelöscht oder verändert werden können. Müssen - wie meist - weitere Ressourcen  wie zum Beispiel Räumlichkeiten, Fahrzeuge und Materialien verwaltet werden, steigt die Komplexität weiter.

"Viele mittelständischen Unternehmen setzen heute Spreadsheets im Projektmanagement ein, doch in unserer schnelllebigen Zeit der Globalisierung und der Digitalisierung werden die Projekte häufig zu komplex oder zu vielfältig", kommentiert Gerald Lung, Director Sales bei der OPUS GmbH. "Eine spezialisierte Projektmanagement-Software mit umfassender Ressourcen-Planung und Multiprojekt-Unterstützung kann hier erhebliche Produktivitätsgewinne mit sich bringen und das Management deutlich vereinfachen. Dabei muss der Umstieg nicht schwer sein - manche Lösungen wie KLUSA von Opus lehnen sich bei der Bedienung stark an gewohnte Spreadsheets an."